Come condurre una conferenza efficace

Nell'ambiente scientifico e commerciale, la conferenza è uno dei modi di comunicazione più efficaci. Tale evento ti consente di riassumere l'esperienza accumulata su argomenti di interesse, di conoscere i nuovi sviluppi del settore, di stabilire relazioni interessanti. Di norma, una conferenza è di natura su larga scala e pertanto richiede un'attenta preparazione.

Ne avrai bisogno

• - locali;

• - microfono;

• - videoproiettore;

• - cancelleria;

• - acqua e snack.

Manuale di istruzioni

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Prepara un piano per conferenze. Dovrebbe includere traguardi e traguardi, un programma di relazioni, il numero di partecipanti, le risorse materiali e tecniche necessarie, una stima per l'evento.

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Decidi il luogo e l'ora della conferenza. Scegli una camera spaziosa che può ospitare un gran numero di ospiti. Scopri in anticipo se è possibile collegare le apparecchiature necessarie in questa stanza. Per quanto riguarda il tempo, assicurati di tenere conto degli interessi e dell'impiego dei partecipanti. Ad esempio, una conferenza studentesca, prevista per venerdì sera, può causare un atteggiamento estremamente negativo, perché i giovani sono abituati a riposare o andare a casa in questo momento.

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Scopri in dettaglio l'argomento della conferenza. Ciò è necessario al fine di determinare la pertinenza e il significato scientifico delle relazioni. Per rendere la conferenza dinamica e non noiosa, prendi in considerazione questioni acute, poco studiate e controverse. Invita i relatori a formulare le loro opinioni su questioni selezionate.

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Fai un programma di presentazioni dei relatori. Assegna il 30-40% delle volte ai report stessi e dedica il resto alla discussione. È un dibattito vivace e interessante che rende efficace la conferenza. Elaborare un regolamento in modo tale che un problema fluisca logicamente nel successivo e diventi argomento di discussione.

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Prenditi cura del materiale e della base tecnica. Potresti aver bisogno di una lavagna interattiva, un proiettore con schermo, un computer, un microfono, una lavagna a fogli mobili con fogli strappabili, articoli di cancelleria. Durante la preparazione per la conferenza, controllare in anticipo il suono, il funzionamento dell'apparecchiatura video. Disporre le cartelle con il piano dell'evento e i principali abstract dei report sulle tabelle per i partecipanti.

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Informare i partecipanti e gli ospiti della conferenza sul prossimo evento. I relatori devono sottoporsi a una procedura di pre-registrazione obbligatoria. Se la conferenza è abbastanza grande, non dimenticare di invitare rappresentanti della stampa e dei fotografi.

Consigli utili

Se la conferenza dura abbastanza a lungo, pensa a bevande e cibo. Puoi mettere bottiglie d'acqua sul tavolo per ogni partecipante. Durante la pausa, gli ospiti possono gustare bevande calde e snack a buffet.